A FUNÇÃO GERENCIAL DO SECRETÁRIO EXECUTIVO

Sou professor do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade do Estado do Pará nas disciplinas Etiqueta Empresarial e Planejamento, Organização e Execução de Cerimonial de Eventos e acredito que a função do Secretário Executivo na atualidade, está voltada e perfeitamente adaptada para o mercado coorporativo sempre atento a diversidade de conhecimentos e velocidade constante de informações.

Qualquer gestor de uma empresa, seja ela pública ou privada, depende, para a fluência dos trabalhos da instituição, do empenho, dedicação, conhecimentos e visão de um secretário executivo e por isso, transcrevo abaixo o artigo da professora Maria Aparecida pelo qual compartilho da opinião para compartilhar conhecimentos com meus alunos.

O secretário executivo enfrentou muitos tabus e quebra de paradigmas. Confessamos que ainda tem muito a enfrentar, mas cada vez mais ele toma posição de destaque dentro da organização. E, um desses destaques é a sua nova nomenclatura na estrutura da organização: gestor. Cabe aqui, mostrarmos que, infelizmente não são todas às empresas, à aderirem esse novo conceito, ou seja, ainda falta muita conscientização da valorização dessa profissional.

Secretário ou gestor?

Se nós relembrarmos, em meados de 1960, o secretário era considerado um escravo. Fazia mecanicamente, o que o seu chefe ordenava.

Hoje, o secretário é totalmente polivalente, assessor, pró-ativo, flexível, responsável, com bom senso, iniciativa, competência, postura profissional, dinamismo, agente facilitador, com etiqueta pessoal profissional e tantos outros predicativos, fez com que o secretário formasse decisões, participando-as ao seu executivo. Com isso, não faltaram gestores com qualidades semelhantes, para enxergar tais mudanças de comportamento e engrenar o profissional secretário para outros desafios, como por exemplo: ser um gerente de marketing, tendo uma equipe de trabalho: planejando, organizando e controlando tais colaboradores para o objetivo da empresa e seu pleno sucesso de gerir tal departamento com êxito, lealdade e transparência (qualidades básicas para qualquer gestor).

O secretário executivo, como líder, enfrentará grandes desafios. Um deles, é nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos atributos para acrescentar esse outros, totalmente direcionado para à administração; para uma desenvoltura completa de sua nova posição, diante da organização.

Primeiros desafios pessoais à enfrentar o novo líder

Antes de mais nada, a nova gestora terá que pensar como líder, senão todo o esforço de ter chegado lá, foram em vão. Em seguida:

- Aceitar e valorizar a cultura interna positivamente;

- Afastar-se de fatos e pessoas negativas e negadoras. Cuidado com notícias ruins, afaste-se delas;

- Não reclamar e não falar mal dos outros;

- Cultivar a alegria, o riso e o bom humor;

- Ser alguém sempre pronto a colaborar, mesmo que você não seja mais a secretária;

- Surpreender à sua equipe com "momentos mágicos";

- Fazer tudo com sentimento de perfeição, prestando atenção aos detalhes, principalmente agora, que você é um gestor;

- Andar como antes: bem vestido, limpo e perfumado. Gostar sempre da sua imagem;

- Agir prontamente;

- Iluminar mais o seu ambiente de trabalho. A escuridão traz depressão;

- Ser um exemplo de comportamento para à sua equipe;

- Nunca demonstrar medo, diante do "novo". Sentir o medo, mas enfrentá-lo, sempre em qualquer tipo de situação;

- Saber conviver com os erros e acertos. Se o gestor errar, não pensar em desistir e voltar o - pensamento de ser um secretário executivo, novamente. Todos erram, desde o presidente da república até o porteiro da sua organização. Todos são mutáveis de altos e baixos, independente de cargos. Saiba somente administrar estas duas situações – faz parte da qualificação de um líder;

- Contar com suas próprias habilidades: motivação, liderança, etc.; que são natas em qualquer pessoa, mas melhoradas com o passar do tempo: em conhecimentos atribuídos em uma graduação, pós-graduação, com as pessoas que você conhece, enfim com a vida;

- Qualquer atitude a tomar, com sua equipe, se tratando de pessoas. Aja com se fosse elas. Para que você tenha um feedback sempre positivo. Magoar incoerentemente – é perder pontos;

- Pessoas difíceis sempre terão. Aprenda a lidar com as personalidades e respeitar o limite de cada um. Infelizmente, as pessoas não são como nós desejamos, pois afinal de contas elas não são a gente. Cada pessoa é única. Precisará que elas nascessem igual a você, quem sabe um clone. Foi um brincadeira, mas com um sentido sério. Será que um clone, melhoria ou pioraria à sua situação?;

- Falar bem, devagar é de fácil compreensão para o grupo;

- Faça o seu marketing pessoal e profissional de um forma que atinja os objetivos da empresa;

- Seja um gestor eficaz, como você era um secretário executivo eficaz.

- Adquira sempre mais conhecimento, principalmente agora que você é gestor. Se por acaso, não possa fazer uma pós-graduação, compre bons livros de administração, vantagem competitiva, marketing institucional, matemática financeira, gestão estratégica, gestão de pessoas e subjetividade, comportamento humano nas organizações, estrutura das organizações, estratégia empresarial, controladoria, psicologia para gestores, etc., para que você tenha uma diretriz técnica dos procedimentos administrativos.

É importante lembrar que o gestor, tem que estar pronto para o que der e vier. O mesmo pode ser convidado para escrever um livro, um artigo, e haverá necessidade do conhecimento da metodologia do trabalho científico, para compor tais textos.

Não seja como o seu executivo, quando você era um secretário. O mesmo, escolhia as referências bibliográficas, fazia os seus apontamentos e pedia para você digitar. Como gestor, conheça todos os passos, desde a formatação, até o completo conteúdo, para que você não dependa só de seu secretário, pois ele já tem muitos afazeres importantes, do que os particulares que lhes são incumbidos e, disso você sabe melhor do que ninguém no que nos referimos: você já foi um secretário, lembra?

Primeiros desafios profissionais a enfrentar o novo líder

- Conhecer com veemência o ramo de negócio da organização, desde a matéria-prima até o produto acabado ( isso, se o ramo for industrial, por exemplo);

- Conhecer a estrutura organizacional da empresa ( do alto escalão ao baixo);

- Ser taxativa em reuniões de acordo com às suas necessidades. Não fazer disso, um hábito para o seu bem sucesso, como muitos gestores o fazem. Muitas reuniões acabam confundindo o objetivo traçado, perda de tempo ( em alguns casos) e dispersão nos colaboradores que compõem o grupo. A praticidade em uma reunião planejada e organizada com seus objetivos já traçados, faz com que a segunda reunião ( daqui mais ou menos 15 dias), faça com que o grupo participe os resultados dos objetivos divulgados na primeira reunião;

- Promover eventos cerimoniais e protocolares à sua diretoria, para mostrar o sucesso de seu departamento, demonstrando os objetivos que foram concretizados com vitórias;

- Buscar alternativas junto à sua diretoria, para treinar à sua equipe ( lute por eles). Equipe capacitada, ajudará à atrelar às suas metas, com às suas realizações;

- Desenvolva à sua habilidade de comunicação interpessoal. Participe a todos, o que realmente você está querendo. O que você deseja deles. Nunca omita os seus desejos, à sua decepção e alegria. Seja sempre honesta, com você e com o seu grupo. Você sozinha não fará acontecer, somente com a união de todos. Deixe bem claro suas intenções;

- Tomar decisões acertadas, mas com calma e bom senso. Lembre-se: hoje você é gestora, um erro será fatal para a organização. Quando você era secretária um erro era fatal para o seu executivo. Claro, que ambas as situações você estará fora da organização. Mas, sem dúvida o peso de um erro como gestora, pesará muito mais em sua consciência;

- Relacionar-se bem somente com o grupo, não lhe ajudará em muito. Há a necessidade de um intercâmbio geral dentro de toda à administração. Claro, que não podemos agradar gregos e troianos, mas é sempre bom tentar;

- Dependendo da necessidade, fazer relatórios mensalmente ou diariamente, do seu departamento para à sua diretoria, é de grande propriedade para que esses saibam que você está empenhada em mostrar resultados. Ser um elemento de produção e não escassez;

- Reduzir os custos do seu departamento, com um planejamento bem feito, trará pontos positivos de seus superiores. Não podemos esquecer que toda organização deseja lucro e não prejuízo. Controle bem o seu centro de custo, diante de todas as despesas que serão imbuídas a ele;

- Faça acontecer, não espere. Que tal implantar um modelo de sistema de informação em seu departamento. E, se já o houver, que tal sugerir alguns implementos para à sua conservação?

O que leva o fracasso do gestor

São muitos os fatores, porém vamos detalhar os mais importantes;

- Ladrões de tempo de reunião – o motivo da reunião não é claro, conversas e discussões inúteis, etc.;

- Ladrões de tempo no telefone – conversas desestruturadas, falta de prioridades, etc.;

- Delegação insatisfatória – excesso de controle, medo de um colega fazer o trabalho melhor do que você, etc.;

- Gerente irresoluto – orientações equivocadas, prefere fazer a pensar;

- Comunicações insatisfatórias: problemas de idiomas, excesso de comunicações, etc.,

- Tomada de decisões insatisfatória – falta de visão (estratégica), alvos indistintos, etc.;

- Ausência de trabalho sistemático – não há planejamento, incapacidade de dizer não, etc.;

- Defeitos no computador – o computador quebra e não consegue acessar arquivos, a conexão da internet é lenta, etc.

O que leva o sucesso da gestora

Já é o contrário do fracasso, são poucos os ingredientes para o sucesso. Aqui o que prevalece é: o importante é qualidade e não a quantidade. Vamos ressaltar melhor:

- Se você tem um objetivo, que foi traçado dentro de um planejamento estratégico, tático e operacional, dentro dos conceitos estruturais da organização, com plena autorização de todos (superiores) e sua plena convicção, junto à sua equipe, que tudo dará certo. Não haverá fracasso. Claro, que para essa visão macro, você precisará de outros departamentos, de outras pessoas, para que todas as ferramentas necessárias: planilhas de custos, planilhas econômicas e financeiras, dados contábeis, informações fiscais, etc., participado pelos diversos departamentos, seja de uma confiabilidade completa, para que seus projetos tenham mensurações coesas.

Conclusão

O novo gestor, tem que ter em mente, as funções administrativas, como características básicas para à sua desenvoltura dentro dessa nova nomenclatura que ela irá assumir. São elas:

PLANEJAMENTO

- Estabelecer objetivos e missão; examinar as alternativas; determinar as necessidades de recursos; criar estratégias para o alcance dos objetivos.

ORGANIZAÇÃO

- Desenhar cargos e tarefas específicas; criar estrutura organizacional; definir posições de staff; coordenar as atividades de trabalho; estabelecer políticas e procedimentos; definir a alocação de recursos.

DIREÇÃO

- Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; estabelecer comunicação com os trabalhadores; apresentar solução dos conflitos; gerenciar mudanças.

CONTROLE

- Medir o desempenho; estabelecer comparação do desempenho com os padrões; tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho.

Com certeza, tendo esses parâmetros básicos e um sério desenvolvimento de cada item, com a contribuição de todos e, principalmente à sua – já se pode pensar no sucesso como recompensa a cada objetivo traçado.

Mas, lembre-se: sem humildade e sem habilidade humana – nada será possível!

NENHUMA TECNOLOGIA IRÁ SUBSTITUIR O RESPEITO E O BOM TRATO PARA COM OS SERES HUMANOS.