UMA QUESTÃO DE PRECEDÊNCIA: REPRESENTAÇÃO EM CERIMÔNIAS PÚBLICAS

Esse artigo eu apresentei durante o Curso de MBA como requisito de avaliação para obtenção do Título de Especialista em Cerimonial, Protocolos e Eventos Institucionais. Ele serve como material de pesquisa e fundamentação para trabalhos científicos. Adaptei o mesmo para apresentação neste blog, suprimindo as referências bibliográficas.

INTRODUÇÃO

A ordem de precedência está presente tanto em situações formais, como no caso do protocolo, como nas não formais, como por exemplo, nos eventos sociais, corporativos, técnico-científicos, no trabalho e no dia-a-dia das pessoas. Observa-se que a hierarquia da etiqueta e do cerimonial funciona como instrumento de poder. Tanto isto é verdade que, juntamente com o protocolo, forma a mais importante ferramenta de trabalho da diplomacia.

O protocolo é um conjunto de leis que regem o cerimonial público, entretanto não se deve tomá-lo ao pé da letra, pois como está contido na própria lei, quando houver situações conflitantes, é o chefe do cerimonial que determinará a atitude mais correta a ser tomada, conforme prevê o Ministério das Relações Exteriores. Assim, além do preconizar a obediência, o cerimonial juntamente com a precedência são referências de poder. Se alguém está em um nível hierárquico elevado significa que ele tem poder e proeminência sobre outras autoridades.

De modo geral, as precedências devem ser respeitadas, quando se trata de eventos oficiais ou empresariais. Nestes, ao contrário do que acontece em eventos sociais, em que as mulheres precedem os homens e os mais velhos precedem os mais novos, a precedência é sempre de quem tem mais poder, quem é mais importante, independentemente da idade ou do sexo. É por este motivo que a regra de cortesia que preconizava que as mulheres não deviam ocupar os lugares nas extremidades das mesas deixou de se aplicar. Se elas forem menos importantes do que os homens que nessa mesa também se devem sentar, não têm outro remédio senão ocupar os lugares menos nobres.

Uma forma de se comprovar tal fato é quando da composição de mesa oficial, em que se porventura ocorrerem erros na disposição das autoridades ou na ordem dos discursos, com certeza trará problemas para o anfitrião do evento. O fato se agrava quando uma ou várias instituições públicas estão representadas por alguém de escalão inferior. De uma perspectiva protocolar, esse tipo de falha é imperdoável e situações como essas não podem acontecer.

A representação de uma instituição em um evento tanto pode ser benéfica – ela marca e registra sua presença - quanto trazer desprestígio para quem promove o mesmo, pois neste caso, se o representante não estiver à altura do representado, pode dar a entender que não valoriza sua participação no evento.

PRECEDÊNCIA

A observância do protocolo no qual está inserida de forma marcante a precedência, é o cerne do cerimonial. O pesquisador francês Pierre Lascoumes, interessado em regras jurídicas e em costumes ligados a sua aplicação, refere-se ao protocolo como trânsito do poder. “Sem o protocolo, todas as recepções oficiais e ocasiões de encontro entre destacadas personalidades políticas, culturais e econômicas – que são ou acreditam ser – seriam ocasiões de disputas incessantes”, escreve Lascoumes.

Precedência significa preeminência ou antecedência em uma ordem determinada. Relaciona-se com o conceito de presidir, predominar, de ocupar o primeiro posto (lugar de destaque) em um grupo de pessoas. É identificar, reconhecer a primazia de uma hierarquia sobre outra hierarquia. Desde a antiguidade e em diversas partes do mundo, tem sido objeto de estudos, decretos que versam sobre as normas e praxes, cuja falta de acatamento tem provocado desavenças e gafes, gerando constrangimento entre as partes envolvidas.

A inobservância das normas de precedência faz com que a gafe protocolar ocupe mais espaço e maior incidência nos veículos de comunicação do que do que os próprios eventos de onde elas se originam. Outra questão é que nem sempre o protocolo é seguido à risca. Quando isto acontece, ocorre a “quebra de protocolo”. Um exemplo muito comum, é quando uma autoridade vem representando outra que possui uma importância maior e não compreende que pela ordem de precedência, não ocuparia o mesmo lugar da pessoa que está representando.

Algumas vezes tornam-se situações delicadas e constrangedoras, pois o representante pode não aceitar o lugar que lhe é de direito e querer exigir o lugar da pessoa a que vem representando (sua precedência é aquela que ele próprio tem direito e não a de quem está representando). Nesse momento, o Chefe do Cerimonial ou o cerimonialista, com sua experiência e conhecimento de protocolo, deverá ser direto e explicar que o lugar é aquele, pois a pessoa não pode passar por cima de pessoas de maior influência, que estão ali presentes. A exceção é quando os representantes são membros do poder que representam, ou seja, um parlamentar representando um parlamentar, um desembargador representando um desembargador.

REPRESENTAÇÃO EM EVENTOS PÚBLICOS

Segundo Targino, representação é o ato através do qual o convidado concede a alguém o papel de exercer as atribuições e as funções de seu cargo em determinada solenidade.

Os gestores das instituições públicas recebem inúmeros convites todos os dias e tem que decidir de acordo com a importância política e comercial dos mesmos, qual ou quais aqueles que irá prestigiar e para os outros eventos, elege um representante do seu staff para representar a sua instituição. E é ai que poderão ocorrer os problemas tanto para instituição que se faz representar como para o cerimonialista que terá que montar uma mesa oficial e fazer o registro destas instituições.

Para cada tipo de evento, dependendo do foco do mesmo, existem instituições que tem maior ou menor importância para o promotor do mesmo. Esta importância é verificada primeiramente na mesa de identificação de autoridades localizada na entrada do auditório pelo cerimonialista assessorado por uma pessoa da instituição organizadora. Em seguida, se ela tiver ligação direta com a temática, ou for uma alta autoridade dos poderes executivo, legislativo ou judiciário representadas pelos seus titulares, terá seu registro assegurado e possivelmente lugar à mesa. Se não, será feito somente seu registro de presença.

Para que se defina o lugar de uma autoridade na mesa oficial e qual a ordem de registro de sua presença, o cerimonialista tem que ter profundo conhecimento da ordem de precedência instituída através do Decreto Lei 70274, de 9 de março de 1972, que rege as Normas de Cerimonial Público e Ordem Geral de Precedência. Se for o titular de uma instituição que se faz presente, é fácil determinar sua colocação à mesa e no registro de autoridades, mas se o mesmo manda um representante e se este representante não é membro daquele poder ou pertence a um escalão muito inferior na hierarquia da instituição, o problema está criado.

Quando chega ao evento, o representante de um poder constituído “exige” ter o mesmo lugar do representado à mesa oficial e as mesmas prerrogativas deste. Neste caso, a situação criada por este representante, vai de encontro o que está estabelecido no Decreto Lei 70274, de 9 de março de 1972 (art. 18), diz que o representante do Presidente da República e por paridade dos poderes, o Governador do Estado também, quando representado em solenidades, terá assento à direita da autoridade que a presidir.

No mesmo artigo, parágrafos 1º e 2º, observa-se que os representantes dos poderes Legislativo e Judiciário só terão a colocação que compete aos respectivos presidentes se membros forem destes poderes. Caso contrário, terão a precedência do respectivo cargo.

Com este problema em mãos, o cerimonialista pode tomar as seguintes atitudes: se submeter à pressão do representante e colocá-lo no lugar que este acha que é seu; comunicar que sua precedência é outra ou simplesmente deixar o mesmo fora da mesa oficial mantendo o registro de sua presença representando sua instituição. Qualquer uma destas atitudes tem conseqüências tanto para a instituição convidada como para a empresa/instituição que promove o evento e o presidente do mesmo tem que ser comunicado do fato, pois é ele que terá que responder pela decisão tomada, com sua anuência, pelo cerimonialista.

ESCOLHENDO O REPRESENTANTE

Nas instituições que tem cerimonial constituído, uma de suas atribuições é alertar os dirigentes sobre assuntos os mais variados, desde sugerir designação de representantes, ordenamento de pauta, simplificação de agenda, até a obediência e o respeito a princípios constitucionais. Na escolha de representantes, a preferência deve recair em quem possua conhecimento sobre o tema objeto do evento a se realizar e tenha alta hierarquia nesta instituição. De qualquer forma não deve ser indicado para o cargo de representante, um funcionário do terceiro escalão (ou inferior) porque com certeza provocará uma situação desagradável ao cerimonialista ou chefe do cerimonial se a instituição que representa tiver assento à mesa oficial.

Uma situação que ilustra este ponto é o que aconteceu a quando da inauguração da Faculdade Metropolitana da Amazônia - FAMAZ, em Belém do Pará. Uma assessora de gabinete compareceu representando o vice-governador do Estado com cartão de representação em mãos. Chegando ao local, a mesma foi apresentada a um Senador, presidente da Mantenedora e a um Deputado Federal também membro da mantenedora. Observamos que a mesma não estava se sentindo bem na companhia dos mesmos, pois não participava da conversa.

Por várias vezes procurou-se incorporá-la ao rol das autoridades presentes e em todas a mesma se afastou. Quando soube que faria parte da mesa oficial, declinou do convite e preferiu ficar na platéia. Terminada a cerimônia, despediu-se e foi embora sem ficar para o coquetel.

Analisando o caso, verificamos que a representação feita pelo gabinete do vice-governador foi sem qualquer critério o que levou a duas situações: primeiro uma falta de respeito para com quem convidou mandando um representante aquém do representado. Segundo para o representado, pois seu representante não soube valorizar e nem bem representar a instituição onde trabalha e a segunda pessoa na hierarquia do poder executivo. Seria mais produtivo ter enviado um telegrama congratulando pelo sucesso do evento.

Em toda cerimônia pública em que tenha que ser seguido o protocolo previsto, observa-se algumas situações singulares que podem comprometer o sucesso do evento e colocar em uma saia justa os anfitriões do evento e isso começa lá atrás quando o mesmo foi planejado.

Quando uma instituição, por exemplo, o Poder Legislativo ou o Judiciário, recebe o convite para participar de um evento e a mesma não pode comparecer, seu gestor verifica alguém para representá-lo sem questionar se cabe ou não a representação e pior, sem avaliar a hierarquia daquele que o irá representar. Primeiro ele vê o foco do evento (quando vê). Se estiver relacionado à área médica, ele manda o médico responsável pelo setor; se a área jurídica manda o advogado. Pode ainda acontecer que a escolha do representante fique a cargo de um assessor que verificará quem está disponível e aceita representar a instituição.

Situação como esta fere frontalmente o Decreto Lei 70274, de 9 de março de 1972 (Art. 18, parágrafo 1º) que diz “Do mesmo modo, os representantes dos Poderes Legislativo e Judiciário, quando membros dos referidos Poderes, terão a colocação que compete aos respectivos Presidentes”, e causam uma situação singular: o representante (médico), mesmo não sendo membro do poder que representa, “exigirá” o status (precedência) que a Casa tem, passando na frente, por exemplo, do presidente do Tribunal de Justiça do Estado na composição da mesa. O cerimonialista ou Chefe do Cerimonial deverá informar este representante o que preconiza o Decreto a respeito desta representação e que será registrada sua presença. O anfitrião deverá ser cientificado da situação e do porque o “representante” da Assembléia Legislativa não fazer parte da mesa oficial.

Ainda sobre representação do Legislativo, pode acontecer que apareça mais de um parlamentar dizendo que representa a Casa. O cerimonialista deve primeiro verificar se algum dos mesmos apresenta cartão de representação emitido pelo setor competente da instituição. Caso não haja, verificar junto ao anfitrião o parlamentar que tem mais ligações políticas com a instituição organizadora do evento. Definido este, o responsável pelo cerimonial deve cientificar os demais que o escolhido para fazer parte da mesa foi definido pelo anfitrião do evento.

Mas pode acontecer também que os parlamentares tenham a mesma importância para o anfitrião e para o evento. Neste caso, desde que o profissional tenha segurança na sua decisão política, pode reunir os representantes e pedir que os mesmos decidam quem irá representar a Casa na mesa oficial. É uma forma democrática de decisão de a representação ser feita pelos próprios envolvidos, livrando da responsabilidade tanto o anfitrião como o cerimonialista dos possíveis descontentamentos que por ventura ocorram dos não escolhidos.

Vamos analisar a seguinte situação focando somente em duas instituições públicas: o Exército Brasileiro e o Ministério da Defesa.

Em um evento realizado na Federação das Indústrias do Estado do Pará em que o tema principal era a Amazônia, estava presente um General-de-Brigada com cartão de representação expedido pelo Ministro da Defesa. Momento antes do início da cerimônia chega o Comandante Militar da Amazônia, um General-de-Exército com precedência militar sobre o General-de-Brigada (na hierarquia do generalato do Exército Brasileiro, o primeiro cargo é General-de-Brigada vindo depois General-de-Divisão finalizando com General-de-Exército) e chefe deste. Estava criado o impasse para o organizador do evento.

De um lado o cerimonialista tem um General-de-Brigada credenciado a representar o Ministro da Defesa que tem sob seu comando as três forças militares e, por conseguinte, tem precedência sobre as demais patentes. De outro, um General-de-Exército que exerce também a função de Comandante Militar da Amazônia que tem precedência sobre o General-de-Brigada, mas não sobre o Ministro da Defesa.

No momento que o segundo chegou no auditório, notou-se o desconforto do representante do Ministro da Defesa na presença do Comandante Militar da Amazônia, tendo inclusive apresentado continências a este. O cerimonialista, ciente do imbróglio e para ajudar o primeiro General, apresentou o cartão de representação ao Comandante dizendo que neste caso, pela patente o mesmo teria precedência sobre o representante do Ministro, mas este apresentou um cartão de representação. O Comandante pôs um ponto final na situação permitindo que seu subalterno representasse o Ministro e, por conseguinte, lhe tirasse a precedência. Só cede a precedência quem tem a mesma nas mãos. Cerimonial é atividade meio, não atividade fim.

Seguindo exclusivamente o protocolo, sem levar em consideração as nuances da situação, um cerimonialista menos experiente poderia simplesmente seguir a precedência e colocar o representante do Ministro à frente do Comandante Militar da Amazônia, o que poderia levar este a requisitar sua precedência junto ao anfitrião (ou junto ao profissional) ou simplesmente não aceitar a situação e retirar-se do ambiente. No meio militar a hierarquia é seguida rigorosamente, independente do evento e do lugar.

Nas cerimônias do poder executivo acontece a mesma situação, mas é mais fácil resolver porque simplesmente deve-se seguir a hierarquia do cargo e não a do cartão de representação. Vejamos um caso que ilustra esta situação:

Em um determinado evento temos representando o governador do Estado um Secretário Adjunto com cartão de representação emitido pelo gabinete do governador. Antes de começar a cerimônia, chega ao ambiente o titular da pasta. Neste caso o organizador do evento cientificou imediatamente ao representante credenciado que seu superior chegou e caberia a ele representar o governador. Resolvido o problema.

Uma variante pode acontecer se o titular não for ficar até o final da cerimônia. Neste caso este comunica ao seu adjunto que o mesmo deve permanecer no evento representando o governador do Estado e falar na precedência que lhe é devida, ou seja, em penúltimo lugar, a não ser que o anfitrião do evento decline de sua precedência e ceda ao mesmo.

Mas caso o titular da pasta ocorrera no meio da cerimônia e com a mesa já composta, a pedido do anfitrião do evento este pode ser convidado a fazer parte da mesa reservando-lhe uma cadeira no final desta. Pode acontecer que seu Ajunto, por questão de hierarquia e respeito, lhe ceda o lugar de honra que compete ao representante do governador, mas em hipótese alguma o primeiro deve voltar para a platéia (seria descortês). Continua fazendo parte da mesa oficial agora sentado na cadeira que foi reservada ao seu superior.

As instituições públicas, de modo geral, avaliam seus representantes de acordo com o evento. Se o governador do Estado se fará presente, envidam todos os esforços para que o titular compareça, se não, avaliam o assunto em questão e credenciam um representante que entenda do mesmo desconhecendo que o art. 18 do Decreto 70274, parágrafo 2º, pela paridade entre as instituições, diz que nenhum convidado poderá fazer-se representar nas cerimônias a que comparecer o governador do Estado.

Em um evento ligado ao setor turístico, com a governadora do Estado presente, o prefeito está sendo representado pelo presidente da Fundação de Turismo do município, ou seja, um assessor do terceiro escalão. Na mesma cerimônia encontra-se presente o Procurador Geral de Justiça do Estado que não tem precedência estabelecida no Decreto 70.274, mas, por questões políticas, estabelecemos ao mesmo precedência depois do prefeito da capital do Estado. Importante observar que a Procuradoria Geral de Justiça não deveria ter precedência sobre os demais Tribunais em razão da época de sua criação.

Olhando por este prisma, temos na mesa oficial um representante do terceiro escalão passando à frente de um titular de outra instituição pública e neste caso o cerimonialista pode amparar-se no Decreto Lei 70274, de 9 de Março de 1972 que diz:

Art. 16. Nos casos omissos, o Chefe do Cerimonial, quando solicitado, prestará esclarecimentos de natureza protocolar bem como determinará a colocação de autoridades e personalidades que não constem da Ordem Geral de Precedência.

O bom senso manda que o Procurador Geral de Justiça seja colocado à frente do representante do prefeito da capital, ou melhor, que este representante não faça parte da mesa oficial e seja somente registrada sua presença ao evento. Tal atitude de ser avaliada junto ao anfitrião do evento, pois é este, e não o cerimonialista, que deverá responder se for questionado sobre a atitude tomada. Deverá ser levada em conta além da precedência protocolar, a “precedência política”, pois em eventos do executivo, é esta que mantém sua base de apoio nas Casas Legislativas e em outras instituições públicas além das boas relações com as mesmas.

Santos ressalta que em eventos promovidos e realizados pela EMBRAPA com a presença de autoridades do primeiro escalão, não é permitido pessoas de escalão inferior a essa autoridade se fazerem representar. Assim, estando presente o Diretor-Presidente da Embrapa não é permitida a representação. Entretanto, a recíproca não é verdadeira, podendo o maior escalão se fazer representar quando necessário. Neste caso o representante terá o lugar de quem representar caso tenha status equivalente ao representado – exemplo: ministros de Estado representam o presidente da República; secretários de Estado representam o governador.

Dependendo do evento e do status do representante, este não compõe a mesa de hora ou diretora, nem faz uso da palavra. Exemplo: representação feita por assessor ou assistente não é representação direta.

Outra situação recorrente em eventos públicos no que se refere à representação é na concessão de medalhas e/ou honrarias. Na entrega de diplomas e medalhas a representantes, não se deve permitir o uso de colar, corrente e cordão, roseta, distintivo e emblema de lapela pelo mesmo. Também não se admite a abertura e apresentação de diplomas, medalhas, placas e troféus em público. Nada impede que os representantes recebam, em nome dos homenageados, diplomas, medalhas e outras comendas em seus respectivos recipientes (canudos, estojos ou caixas). Mas esses recipientes devem permanecer como estão, ou seja, fechados e enlaçados, para serem repassados, posteriormente, aos seus legítimos donos.

ONDE NÃO CABE REPRESENTAÇÃO

Existem dois tipos de evento onde não cabe representação tendo em vista a natureza dos mesmos. O primeiro é em jantares e almoços (Decreto Lei 70274, de 9 de Março de 1972, art. 17). O motivo é que o anfitrião quer a presença do titular da instituição para com ele desfrutar daquele momento de confraternização e não com seu representante.

A outra situação é quando o evento tem a presença confirmada do presidente da República ou do governador do Estado (art. 18, parágrafo 2º do Decreto 70.274). Se estas autoridades máximas do País e do Estado estão presentes prestigiando o evento, é de se querer que os titulares das instituições convidadas também estejam.

CONCLUSÃO

É fato que os gestores das instituições públicas não podem comparecer e prestigiar todos os eventos para que sejam convidados. Nestes casos, o ato de representar mantém as mesmas em evidência junto aos anfitriões, agrega valor e confere prestígio aos eventos ao mesmo tempo em que cumpre o papel de informar à sociedade sobre seus projetos e serviços que desenvolve. Isto exige um cuidado minucioso por parte do gestor da mesma para que seu representante esteja a sua altura.

O mercado de eventos está bem aquecido o que faz com que seus promotores envidem todos os esforços para terem as maiores autoridades e personalidades prestigiando os mesmos. Como isso não é possível, o ato de representar virou rotina, mesmo estando presente o Presidente da República ou o Governador do Estado.

No mundo dos eventos públicos e no que diz respeito à representação, o cerimonialista deve ter total conhecimento do Decreto Lei 70.274, que rege as Normas do Cerimonial Público sem esquecer-se de pesquisar os instrumentos constituídos das demais instituições dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.

Outro ponto a observar é sua experiência neste tipo de eventos. Além de seguir os Decretos supracitados, não deve deixar de considerar o momento político do evento, as autoridades envolvidas, o tema e o local onde se realiza a cerimônia e a importância da instituição que está sendo representada para a promotora do evento.